04 Dic 2024 14
Estrategias no evidentes para aumentar los beneficios: impacto de la previsión de demanda con la IA al P&L de una empresa
Las empresas modernas manejan grandes volúmenes de datos que tienen unas relaciones complejas y a menudo poco evidentes entre los distintos sectores y áreas operativas de una empresa. Por eso, las herramientas analíticas tradicionales son cada vez menos eficaces. Sin aplicar los últimos enfoques al análisis y a la previsión, es difícil comprender los factores fundamentales que afectan la rentabilidad y dónde residen las causas de posibles pérdidas. Las soluciones que utilizan algoritmos basados en la inteligencia artificial pueden ayudarle a reconocer mejor las correlaciones ocultas y a comprender mejor las relaciones entre grandes flujos de datos. Estas soluciones automatizan las tareas rutinarias y aportan un nuevo nivel de eficacia operativa a las empresas. Los algoritmos de la inteligencia artificial liberan recursos para la planificación estratégica, lo que repercute positivamente en las decisiones administrativas y en los costes. Como resultado, la empresa obtiene una mayor rentabilidad de las ventas, optimización de la cadena de suministro, reducción de los costes de almacenamiento, planificación de la mano de obra, etc., así como la capacidad de reaccionar rápidamente a los cambios en el mercado. Todo ello se refleja finalmente en los indicadores de P&L. Por lo tanto, veamos más detenidamente cómo una previsión precisa mediante la IA puede optimizar los costes y aumentar la rentabilidad de su empresa.
¿Por qué la precisión de las previsiones es una tarea estratégica no sólo para la Cadena de Suministro, sino también para otros departamentos de su empresa?
La consultora Grand View Research ha pronosticado que el tamaño del mercado global de previsión de la demanda mediante el uso de tecnologías de la IA crecerá un 10,3% cada año.
Habitualmente la previsión se asocia con la Cadena de Suministro, ya que las previsiones precisas requieren una comprensión exacta de las necesidades futuras para gestionar de forma óptima el inventario, la producción y el suministro. Sin embargo, esta función clave tiene un significado mucho más amplio para los negocios y va mucho más allá de la cadena de suministro, afectando el P&L de la empresa.
La precisión de las previsiones tiene gran importancia para los departamentos financieros, ya que les permite controlar y planificar mejor los gastos e ingresos, así como minimizar los riesgos asociados a la volatilidad de los mercados:
- Presupuestación y planificación de gastos: las previsiones precisas de la demanda y las ventas brindan al departamento financiero unos puntos de referencia claros para una planificación más argumentada. Cuando se sabe qué productos o servicios tendrán mayor demanda y en qué volúmenes, el departamento financiero puede distribuir los recursos de forma más eficiente entre sus departamentos y proyectos, adaptando el presupuesto a las necesidades reales. De esta manera se evitan los gastos innecesarios o la falta de fondos para apoyar sectores prioritarios. Gracias a la coherencia de las previsiones con las decisiones presupuestarias de la empresa, el departamento financiero recibe una visión clara de las necesidades empresariales, lo que contribuye a una planificación racional de los costes.
- Inversiones de capital: las previsiones precisas de la demanda brindan a las empresas la comprensión de cuándo puede surgir la necesidad en recursos adicionales para satisfacer la creciente demanda. Esto permite planificar con mayor eficacia las inversiones en nuevos equipos, la ampliación de las capacidades de producción u otros proyectos de capitales. De este modo, la empresa recibe datos para evitar los riesgos de una inversión insuficiente o un gasto excesivo.
- Estabilidad del cash flow: El cash flow de una empresa depende de la capacidad de pronosticar las fluctuaciones estacionales de la demanda o los cambios en el coste de los suministros. Cuando las previsiones son exactas, el departamento financiero puede planificar los pagos y las inversiones para evitar desajustes de caja y mantener la estabilidad del cash flow.
- Minimización de los riesgos financieros: La precisión de las previsiones permite reducir los riesgos que derivan de los cambios bruscos en el mercado, por ejemplo, una escasez de materias primas o una caída repentina de la demanda. El departamento financiero puede utilizar las previsiones para crear reservas o planificar fuentes alternativas de ingresos en caso de cambios.
Por ejemplo, según los datos de Pro Consulting, la crisis de Sri Lanka y la complicada logística causada por la invasión a gran escala de Ucrania por parte de Rusia en 2022 provocaron un crecimiento significativo de los precios de las hojas de té sueltas: más de un 40%. Gracias a las modernas soluciones de la IA de la previsión, las empresas de envasado de té en Ucrania pueden pronosticar con antelación el crecimiento o la disminución de la demanda, así como elegir a los mejores proveedores de materias primas. Esto ayuda a tomar decisiones estratégicas sobre el almacenamiento, la reorientación de las importaciones a mercados más estables o la celebración de contratos a largo plazo con proveedores a precios fijos. Además, con ayuda de las previsiones precisas, una empresa puede elaborar estrategias para diversificar las fuentes de suministro o encontrar alternativas. Por ejemplo, sustituir una parte de las materias primas por proveedores locales, lo que reducirá los riesgos de interrupciones en la cadena de suministro. Por ejemplo, las empresas nacionales pueden introducir rápidamente nuevos artículos de tés herbales y medicinales que se cultivan en Ucrania. La previsión ayudará a satisfacer la demanda de los consumidores de moda de un estilo de vida saludable o un refuerzo de la inmunidad en el periodo previo al invierno. Este ejemplo demuestra la relación lógica entre la previsión de la demanda, la dependencia del mercado de las importaciones, las condiciones de crisis y la capacidad de las empresas de adaptar sus procesos empresariales.
- Impacto en los ingresos y pérdidas (P&L): Una previsión precisa de la demanda y de los costes ayuda a evitar la sobreproducción y reduce los costes de almacenamiento de la mercancía no vendida. Esto repercute positivamente en los indicadores de la rentabilidad, reduce los costes operativos y garantiza unos beneficios estables.
Además de los departamentos financieros, el departamento de marketing puede mejorar significativamente la elaboración de sus estrategias de promoción. Así, la solución SMART Demand Forecast dispone de una funcionalidad de previsión de escenarios que permite a las empresas evaluar cómo cambiará la demanda en diferentes condiciones. Por ejemplo, la solución ayuda a modelar qué ocurrirá si se reduce el precio, se lanza o cambia una promoción, o se invierte más en las actividades de marketing. Porque, sin una estimulación adicional de la demanda, sólo se cumplirá el 70% del plan de ventas. Este enfoque ayuda a la empresa a elegir el escenario más favorable que mejor se adapte a los objetivos empresariales. A partir de ahí, la empresa puede tomar decisiones sobre la viabilidad de costes o inversiones adicionales y adaptar sus recursos y estrategias con antelación.
Además, la previsión de la demanda afecta el trabajo de los equipos interfuncionales, ya que los resultados de esos cálculos influyen en la planificación de los recursos humanos. Gracias a la precisión de las previsiones, el departamento de RRHH, a su vez, puede planificar la selección y contratación de empleados para los periodos de crecimiento previsto de la demanda. Esto ayuda a evitar tanto la escasez como el exceso de los recursos humanos, lo que repercute positivamente en la eficiencia de trabajo y en la optimización de los costes.
Y si todavía está convencido de que las previsiones sólo afectan la Cadena de Suministro y omiten otros departamentos de su empresa, nos gustaría mostrarle cómo la precisión de las previsiones afecta directamente los indicadores de P&L. En la siguiente tabla, hemos analizado los componentes clave de los ingresos y gastos, a saber: ingresos, coste de los productos, gastos operativos, gastos administrativos y de marketing e impuestos. Cada punto contiene indicadores previstos y reales, acompañados de comentarios sobre las razones de las desviaciones. La última columna muestra la proporción del impacto de una previsión precisa sobre estos indicadores, que podría haber garantizado una correspondencia más exacta de las previsiones con los resultados reales.
| P&L COMPONENTS | PLANNED INDICATORS | COMMENTS ON PLANNED INDICATORS | ACTUAL INDICATORS | COMMENTS ON ACTUAL INDICATORS | FORECASTING ACCURACY IMPACT |
|---|---|---|---|---|---|
| Income | 1,100,000.00 | Profit was planned based on standard monthly demand without taking into account major market changes or additional promotions. | 1,200,000.00 | An unplanned promotional campaign lowered product prices, which resulted in a temporary increase in revenue, but this increase did not offset the additional expenses. | 100% impact |
| Other income | 50,000.00 | A small income from the sale of services or goods of another category that is not the core business of the company was planned. | 55,000.00 | «A slight increase in additional income from accessory sales due to increased customer traffic due to the promotion. The slight deviation is explained by less stable service revenue, which depends on current market demand.» | Partial impact |
| Cost of goods sold | 400,000.00 | The cost of goods was calculated taking into account stable prices for materials and the expected production volume. | 442,000.00 | «Due to increased demand for products during the promotion, production costs increased, as the company was forced to purchase additional materials at higher prices. Increased demand led to higher production costs, which demonstrates the dependence of cost on demand.» | 100% impact |
| Operating expenses | 180,000.00 | Operating expenses were planned based on fixed expenses for office, warehouse space and basic needs of the company. | 215,000.00 | Operating expenses exceeded the planned ones due to additional warehousing and logistics costs during the promotion. Due to increased demand for products, some costs increased. This shows that operating expenses can also be variable depending on demand. | 100% impact |
| Labor expenses | 120,000.00 | Salary expenses were planned in accordance with the current company staffing and payment schedule. | 127,000.00 | Wages increased due to the need to attract additional personnel and the overtime required to process orders. | 100% impact |
| Marketing expenses | 40,000.00 | Marketing expenses included only basic advertising expenses without additional campaigns. | 70,000.00 | Marketing expenses increased significantly due to unplanned advertising expenses for the promotion, which led to an increase in expenses overall. | 100% impact |
| Administrative expenses | 20,000.00 | Administrative expenses for current needs were projected to be minimal. | 25,000.00 | Administrative expenses increased slightly due to additional costs to support the workflow. | 100% impact |
| Depreciation | 30,000.00 | Depreciation was planned based on the gradual wear and tear of fixed assets. | 30,000.00 | Depreciation remained at the planned level, unchanged. | Minimal impact |
| Interest expense | 20,000.00 | Loan servicing expenses were stable and projected in accordance with current conditions. | 21,000.00 | A slight increase in interest expense related to a delay in settlements due to high cash turnover during the promotion. | Partial impact |
| Taxes | 40,000.00 | Expected tax expenses calculated at a standard rate based on projected revenues. | 45,000.00 | Tax liabilities increased as higher revenues entail a higher tax burden. | 100% impact |
| Net Profit | 300,000.00 | Projected net income taking into account planned revenues and expenses without significant promotions or changes. | 280,000.00 | Net income decreased as higher expenses on the promotion and product discounts offset revenue from increased sales, preventing the company from achieving the planned profit level. | 100% impact |
Como podemos ver, el beneficio neto real fue inferior al previsto debido a los gastos imprevistos, cambios en el mercado y campañas de marketing no planificadas, así como a los costes logísticos. Los gastos operativos y el coste de las mercancías tuvieron un impacto significativo en el resultado financiero final. La capacidad de obtener oportunamente las previsiones precisas de la demanda podría haber reducido significativamente el riesgo de desviaciones, como se muestra en la última columna. Esto proporcionaría una mejor previsibilidad y una mayor eficiencia en la distribución de costes, lo que aumentaría la rentabilidad de la empresa.
Por lo tanto, si desea tener una influencia adicional en los indicadores de P&L de su empresa, SMART Demand Forecast le proporcionará estas oportunidades, brindándole las siguientes ventajas:
Automatización y velocidad de actualización de las previsiones
Los algoritmos de la IA permiten analizar rápidamente grandes volúmenes de datos, lo que permite actualizar rápidamente las recomendaciones de suministro, reducir las ventas perdidas y evitar la congelación de fondos en el inventario.
Consideración de factores a largo y corto plazo
La solución considera tanto factores a largo plazo (económicos, sociales y culturales) como a corto plazo (promociones temporales, ofertas especiales, etc.). Esto garantiza una previsión multinivel y unas previsiones precisas y adaptadas para la empresa.
Flexibilidad en la previsión a diferentes niveles de agregación
El sistema permite realizar previsiones a diferentes niveles de agregación, desde el nivel nacional hasta las regiones, ciudades y localidades concretas. Esto garantiza que las previsiones se adapten con precisión a las peculiaridades de cada nivel para satisfacer las necesidades empresariales. Además, el sistema soporta el análisis a diferentes escalas temporales: desde las previsiones a corto plazo para la planificación operativa hasta las previsiones a largo plazo para la toma de decisiones estratégicas.
Análisis del comportamiento de los clientes
La solución analiza los datos de ventas de cada tienda por separado, teniendo en cuenta las tendencias individuales y las preferencias de los consumidores.
Evitación de la escasez y el exceso de existencias
Las previsiones precisas para cada tienda le ayudan a evitar las escaseces y a reducir los excesos de existencias optimizando su stock.
Consideración de las particularidades únicas de las ubicaciones
Los algoritmos de la solución adaptan las previsiones a las características individuales de las tiendas (zona, tráfico, demanda), ayudando a construir los procesos empresariales más eficientes.
Optimización de la cadena de suministro
Thanks to accurate forecasting for each point, companies can organize the supply chain more efficiently. Con una previsión precisa para cada ubicación, las empresas pueden organizar su cadena de suministro de forma más eficiente. Esto contribuye a la reducción de los costes de transporte y garantiza el suministro continuo de los productos más demandados en cada tienda concreta.
Construcción de un único ecosistema de TI inteligente
SMART Demand Forecast es una solución moderna basada en las tecnologías de Microsoft que utiliza algoritmos de la IA para hacer previsiones de gran precisión. La integración con otros productos de software del ecosistema de Microsoft garantiza la integridad de los datos y la coherencia de los procesos empresariales clave. Este enfoque contribuye a la creación de un potente ecosistema de TI que se adapta a las necesidades específicas de la empresa y brinda amplias oportunidades para su desarrollo y expansión.
Una investigación de McKinsey & Company ha demostrado que la previsión mediante algoritmos de la IA permite reducir los errores en la gestión de la cadena de suministro entre un 20 % y un 50 %. Al mismo tiempo, se observa una reducción de las ventas perdidas y de la indisponibilidad de mercancías de hasta un 65%. Además, los costes de almacenamiento pueden reducirse en un 5-10% y los costes administrativos en un 25-40%. Compruebe usted mismo de qué manera la precisión de las previsiones puede afectar los beneficios de su empresa. Para ello, utilice una calculadora especial de SMART business. Esta herramienta le ayudará a estimar cuánto dinero recibirá su empresa por aumentar la precisión de las previsiones con la solución SMART Demand Forecast.
No pierda la oportunidad de mejorar su planificación estratégica y aumentar su rentabilidad futura:
